For at forebygge situationer, hvor der kan opstå tvivl eller mistanke om misbrug, er det overordnende princip i vejledninger til medarbejderne om borgeres økonomi og pengesager, at kommunen ikke håndterer borgeres pengesager. Pengesager er som udgangspunkt en borgers eget ansvar, med mindre borgeren ikke selv kan tage vare på sin økonomi.

Hvis en borger ikke kan tage vare på egen økonomi, vil det være en pårørende eller værge, der har ansvaret for borgerens økonomi. Kommunen hjælper borgere med at ansøge om værge i de tilfælde, hvor der er behov for det. I særlige situationer, hvor borgere pga. fysisk eller psykisk nedsat funktionsevne ikke selv er i stand til at hæve penge i banken og ikke har pårørende, som kan hjælpe, yder kommunen - efter Servicelovens § 83 Kap. 16 om personlig og praktisk hjælp - hjælp hertil.

Ansattes hjælp til borgeren på dette område begrænser sig til mindre opgaver i relation til daglige fornødenheder, mindre indkøb af tøj og lignende, men omfatter ikke transaktioner/månedlige betalinger over netbank eller lignende.

Hvis der i enkelte tilfælde sker afvigelser fra ovenstående, skal ansatte og borger i fællesskab udfylde skema A " Aftale om pengesager mellem borger/pårørende og ansatte".
Skema A kan anvendes i enkelte tilfælde eller kan aftales for en periode på max. 12 måneder

I skemaet A tages stilling til

• Hvem vedrører blanketten?
• Hvem må håndtere/administrere penge og eller hævekort?
• Hvilken bank/konto må der hæves fra?
• Hvor ofte må der hæves penge?
• Hvor meget må der hæves pr. gang?
• Hvem har givet tilladelse til aftalen?
• Er det en enkeltstående aftale eller gælder den for en længere periode (maksimum 12 mdr.)?
• Skemaet underskrives af borgeren eller pårørende med værgemål samt af de i aftalen involverede ansatte.
• Aftalen skal inkludere aftale om et nøjagtigt regnskab, skema B.

Går en ansat i banken for en borger, skal der altid foreligge og medbringes en fuldmagt, der gælder en enkelt hævning, eller en fuldmagt fra borgeren eller dennes værge, som gælder for en længere periode.

Skema B - Regnskab - indeholder oplysninger om (anvendes også hvis der er kun til tale om lommepenge):

• Borgerens navn
• Dato for indtægt/udgift
• Nummereret bilag vedlægges
• Hvad er hævet/modtaget/indsat?
• Årsagen til indtægt/udgift
• Hvad er saldo før og efter?
• Initialer for personale/-pårørende.

Her skal alle bevægelser fremgå, hvad enten det er indtægter i form af hævning fra bankkonto eller udlevering af penge fra pårørende - eller udgifter i form af indkøb for borgeren eller betaling for arrangementer o. lign.

Regnskabet skal ajourføres umiddelbart efter hver eneste bevægelse - hvor lille den end måtte være - og skal altid attesteres af 2 personer - den ansatte og en pårørende, eller 2 ansatte.

Gruppeleder eller dennes stedfortræder skal kontrollere, at regnskab og pengebeholdning stemmer overens mindst 1 gang om måneden.

Hvis borgers hævekort, som er i personalets varetægt udleveres, til en pårørende, efter aftale med borgeren. Skal dette også fremgå af regnskabet med dokumentation/kvittering for det hævede/købte samt underskrift af den pårørende.

Penge, hævekort og regnskab skal opbevares forsvarligt og i borgerens eget hjem. Ansatte må ikke tage borgerens penge med hjem eller forrette ærinder på vej hjem fra arbejde, således at penge og/eller indkøb ikke kan afleveres til borgeren umiddelbart efter.

Journalføringspligt
Aftaler mellem borger/evt. pårørende og personale i forbindelse med denne procedure, kan med fordel dokumenteres i en handleplan, kaldet økonomi, den elektroniske omsorgsjournal.

Skema A og B opbevares som udgangspunkt i borgers samarbejdsbog eller efter aftale andetsteds, ikke tilgængeligt for andre end borger/ evt. pårørende og personale.